Sato: Suzuki, ada balasan dari pihak klien. Katanya ringkasan lampiran tidak bermasalah, tetapi karena kondisi ruang rapat, mereka terpaksa mengubah jadwal. Suzuki: Begitu. Kita juga periksa salinan cadangan materi dan ajukan tanggal kandidat. Alasannya tertulis apa? Sato: Katanya karena pelatihan internal mendadak masuk, mereka perlu mengubah waktu yang sudah dijadwalkan karena keadaan yang tidak dapat dihindari. Suzuki: Ungkapan “keadaan yang tidak dapat dihindari” agak berat. Dalam email, lebih alami menulis “karena keadaan yang tidak dapat dihindari, kami terpaksa melakukan perubahan.” Sato: Baik. Kalau begitu, saya akan mengajukan tanggal kandidat dengan sopan agar tidak terkesan memaksakan sepihak tanpa mempertimbangkan beban pihak kita. Suzuki: Sikap itu penting. Dalam bisnis, kita perlu menghormati kondisi lawan bicara agar tidak dianggap merampas waktu mereka. Sato: Baik. Kalau begitu, saya akan menulis, “Mohon maaf di tengah kesibukan Anda, apakah memungkinkan untuk menyesuaikan ulang pada tanggal berikut?” Suzuki: Bagus. Terakhir, lampirkan secara singkat latar belakang mengapa perubahan terpaksa dilakukan, dan simpan juga salinan untuk notulen.