Hayashi: Laporan kemarin sudah lebih singkat. Namun, “kurang konfirmasi sehingga menimbulkan kebingungan” terasa sedikit lemah. Takahashi: Ya. Kepala bagian juga bertanya apakah sebaiknya menulis “keterlambatan respons itu benar-benar sangat ceroboh.” Sato: Itu mungkin terlalu kuat. Jika kalimatnya terdengar menyalahkan pihak lain, kesannya sangat tidak sopan. Hayashi: Benar. Kita pakai arah “menyampaikan fakta dengan sangat tenang.” Singkatnya, sebab dan langkah pencegahan terulang. Takahashi: Kalau begitu, “karena prosedur konfirmasi tidak cukup, terjadi keterlambatan dalam berbagi informasi.” Apakah ini natural? Sato: Natural. Jika ingin menekankan risiko, bisa berkata “keterlambatan berbagi informasi dapat menimbulkan situasi yang sangat berbahaya.” Hayashi: Tetapi untuk dokumen eksternal agak kaku. Untuk materi pelatihan internal bisa dipakai. Takahashi: Begitu. Tujuan utamanya adalah memulihkan kepercayaan, bukan mengejar tanggung jawab. Sato: Ya. Cabang Nogizaka juga memberi masukan sama. Mari masukkan rasa terima kasih dan permintaan maaf di beberapa bagian kalimat. Hayashi: Bagaimana dengan “kami sangat merasa sungkan karena telah merepotkan Anda”? Takahashi: Sangat formal. Apakah lebih natural daripada “sangat merasa sungkan” dengan 極まりない? Sato: Ya. “恐縮極まりない” bersifat tertulis dan berat. Untuk kasus ini, “kami memohon maaf sedalam-dalamnya” lebih aman. Hayashi: Kalau begitu, kalimat akhir kita rangkum dengan sangat singkat. Ungkapan kuat hanya kita sisakan di materi pelatihan. Takahashi: Baik. Jika ungkapannya terlalu berlebihan, justru kepercayaan bisa hilang.